C'est à ce point que proposer une réunion téléphonique assortie d'une démonstration à distance peut vous tirer d'affaire. Nombreuses sont les solutions pour cela, mais il en est une d'une simplicité et d'une commodité remarquables : Yuuguu.

Je vous l'accorde, il est difficile d'imaginer appellation plus ridicule. Toutefois, le service, lui, est loin de l'être. Yuuguu permet de montrer à quelqu'un le contenu de votre écran d'ordinateur via Internet, où qu'il se trouve. Voici, succinctement, son fonctionnement :

1. vous installez le logiciel sur votre ordinateur (Mac, Windows ou Linux)
2. vous créez un compte
3. vous activez l'option de partage
4. vous envoyez par e-mail une invitation qui contient un code d'accès
5. la personne accède à cette page où elle saisit identifiant et code d'accès
6. au bout de quelques instants, votre interlocuteur peut voir votre écran.

Yuuguu propose bien d'autres fonctionnalités que le partage d'écran, mais nous n'utilisons que celle-ci.

C'est simple et, surtout, contrairement à la plupart des autres solutions, il n'impose pas de téléchargement à votre interlocuteur. Last but not least, Yuuguu propose une version gratuite qui fait largement l'affaire pour un usage occasionel.

Bref, un bon outil de travail collaboratif bien adapté aux petites entreprises.

Partagez votre écran avec Yuuguu is a post from: Le blog de Madmagz

Les membres de l'équipe sont dispersés en différents endroits de la France : le télétravail est donc une donnée de la vie de l'entreprise.

Si au plan économique c'est un avantage : pas de locaux, de charges attachées, de matériel de bureau ou informatique, etc., c'est un défi au plan de la communication, de la motivation et de l'organisation.

Ce défi ne peut être relevé selon moi qu'en intégrant avec succès ces quatre dimensions : professionnalisme, procédures, outils et rencontres.

Durant une expérience professionnelle passée, j'ai eu recours à des étudiants pour la mission suivante : alimenter et promouvoir un blog à chacun spécifique. Cette mission a échoué, et la principale raison fut que plusieurs ont fait rimer travail à distance avec… vacances. Le responsable doit donc impérativement s'assurer que les personnes retenues sont professionnelles. Être professionnel c'est, un engagement pris, se sentir comptable de son succès.

Les procédures sont souvent perçues comme des contraintes. Je pense autrement, et à plus forte raison quand il s'agit de télétravail. Parce qu'elles établissent un référentiel commun, elles facilitent la communication et préparent la montée en puissance. Les procédures font gagner du temps. Par exemple, je me suis attaché à définir une charte de nommage de fichiers, un compte-rendu de réunion ou un débriefing types, une réunion régulière avec tel membre de l'équipe, etc.

Les outils sont bien souvent présentés comme une panacée alors qu'ils ne forment qu'un des aspects de la question. Je trouve également qu'on est trop obnubilé par la recherche du meilleur : pour ma part, il suffit qu'il fasse l'affaire. Cela dit, sous ce rapport, le travail à distance n'a jamais été aussi facilité. Aussi les Gmail, Skype, Google Documents, Google Sites, Dabbleboard, Box, etc. font-ils naturellement partie de notre boîte à outils.

Enfin, il faut avoir à l'esprit que le télétravail tend à supprimer la communication non verbale et le sentiment d'une expérience commune : deux choses essentielles pour une entreprise naissante. Pour cette raison, les rencontres, les événements sont irremplaçables. Du reste, un des heureux aspects du travail à distance est d'éliminer la "fréquentation obligatoire" et les conventions inhérentes à la vie de bureau. Aussi, lorsque les personnes se retrouvent, c'est le plus souvent avec plaisir.

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Nous avions une réunion importante à organiser entre Cécile, la graphiste, Jean-Patrick, en charge du développement, et moi. Au vu du travail fourni par Cécile, de sa traduction technique par Jean-Patrick et considérant en outre ma vision du produit final, les malentendus et les incompréhensions étaient manifestes.

La difficulté était double. Tout d'abord la distance. Cécile vit dans le Nord de la France, moi à Paris et Jean-Patrick est actuellement auprès de son équipe en Côte d'Ivoire. Ensuite, j'avais besoin de représenter mes idées et de les partager en temps réel afin de pouvoir les discuter.

Comme c'est le cas de tous mes rendez-vous, j'avais consigné celui-ci dans Google Agenda. Je ne m'étendrai pas trop sur les fonctionnalités de cet excellent outil. Je souhaite simplement en signaler une fonctionnalité utile mais peu citée : l'alerte SMS. google Agenda peut en effet vous vous alerter automatiquement avant vos rendez-vous. Plus guère d'excuses pour les oublier !

Nombreux sont les outils qui permettent de tenir une téléréunion. Ils nous en feraient presque oublier un excellent, populaire, gratuit et connu de tous : Skype. Et c'est un jeu d'enfant : j'ai sélectionné les noms de Cécile et de Jean-Patrick dans ma liste de contacts, j'ai pressé le bouton "démarrer" et… nous voilà tous à converser à des kilomètres de distance ! Il faut avouer que cela a quelque chose de presque magique.

Connaissez-vous Dabbleboard ? C'est un tableau blanc en ligne collaboratif. J'y ai dessiné ma vision des choses et, instantanément, Cécile et Jean-Patrick l'ont eue sous les yeux. Cela nous a servi de référence pour notre discussion, et chacun pouvait utiliser cet outil de la même façon

In fine, après une bonne heure, nous étions tous en phase. Il ne me restait plus, pour ma part, qu'à rédiger le compte-rendu de réunion sur notre Intranet projet, fourni par l'excellentissime Google Sites. Mais c'est là la matière d'un prochain article…

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