Tout va plus vite sur Internet : c'est excitant, mais cela conduit parfois à des bévues qu'un peu de pondération aurait prévenu. Qui n'a jamais fait suivre un e-mail où demeurait un reste de message malvenu, un document avec d'importantes erreurs ou lacunes, etc. ?

Voici trois astuces pour rectifier le tir.

1) Documents en ligne plutôt que pièces jointes

Lorsque vous envoyez un e-mail avec une pièce jointe et que cette pièce jointe pose problème, il y a peu à faire pour rattraper cela. En revanche, lorsque vous publiez un document sur Google (texte, tableau ou présentation), vous avez la possibilité de l'amender sans que le lien que vous avez communiqué ne change.

2) Stockage en ligne plutôt que pièces jointes

Les circonstances imposent parfois d'envoyer par e-mail un document. Dans ce cas, plutôt que de l'attacher à votre message, vous pouvez utiliser une solution de stockage en ligne. Ainsi, l'excellent Box permet de stocker un document et de récupérer un lien de téléchargement que vous insérerez ensuite dans votre e-mail. Un des avantages de cette solution, c'est que vous pouvez mettre à jour votre document dans Box sans que le lien de téléchargement s'en trouve modifié.

3) Gmail plutôt que les autres logiciels d'e-mail

J'ai déjà tressé les louanges de Gmail. Ajoutons encore quelques lauriers. Gmail, via son menu Labs, propose d'activer une option de rattrapage d'e-mail ! Ainsi, même après avoir cliqué sur le fatidique bouton "Envoyer", vous disposez de quelques secondes encore pour annuler l'envoi : ouf !

En conclusion, ces trois astuces vous permettent simplement de garder un contrôle accru de votre communication. Toutefois, ici aussi s'applique l'adage "Mieux vaut prévenir que guérir" et s'efforcer de ne jamais réagir à chaud peut être sage.

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La communication par e-mail est un des premiers usages du Web, au plan personnel comme professionnel. Cependant, dans ce dernier cas, les dimensions de productivité, d'image et de sécurité prennent une importance cruciale.

Les webmails des registrars sont généralement trop frustes pour être à cette fin satisfaisants. Après recherche et comparaison, je me suis tourné vers Gmail.

Gmail permet une productivité supérieure pour plusieurs raisons. Son filtre anti-spam est excellent, au point que j'ai failli oublier de le mentionner ici !

Le chaînage automatique des e-mails échangés selon leur objet facilite la recherche et permet une compréhension aisée.

La possibilité d'attacher des étiquettes aux messages permet une organisation et une recherche supérieures aux classiques répertoires.

Enfin, comme la plupart des webmails, Gmail permet de programmer des actions sur les messages. Je regrette cependant que cette fonction ne s'enrichisse pas d'un déclenchement automatique de réponse. Cela m'épargnerait par exemple des réponses manuelles à des candidatures de stages là où, en réaction à une référence figurant en objet, un courriel serait envoyé automatiquement.

Gmail permet également de donner une image professionnelle de sa société. Vous pouvez en effet l'utiliser comme moteur invisible de votre adresse professionnelle (ex. : moi@masociete.com). Précieuse fonctionnalité !

Si à cela vous ajoutez le programme Gmail Signatures, il vous reste peu de choses à envier aux solutions professionnelles. Celui-ci pallie une lacune de Gmail, qui ne permet pas la création de signatures mises en formes (gras, italique, images…). Voici ce que cela peut donner :

Tout cela serait bel et bon si, au plan de la sécurité, le bât ne blessait pas sérieusement. Lisez donc l'avis de confidentialité de Google, et vous tomberez sur ceci :

Vous pouvez organiser ou supprimer vos messages par le biais de votre compte Gmail ou résilier votre compte via la section "Compte Google" des paramètres Gmail. De telles suppressions ou résiliations prendront effet immédiatement dans l'affichage de votre compte. Les copies résiduelles des messages et comptes supprimés seront effacées de nos serveurs actifs au plus tard 60 jours après leur suppression et pourront être conservées sur nos systèmes de sauvegarde hors ligne.

Autrement dit, Google se réserve le droit de garder à discrétion vos données quand même vous avez commandé leur suppression. Pour le moins cavalier !

En tant qu'entrepreneur, je suis bien heureux de bénéficier gratuitement d'un outil aussi puissant et professionnel que Gmail. Cependant, quand la société montera significativement en puissance, si Gmail ne modifie pas sa politique de confidentialité, je pense que je changerai de solution. Les risques d'espionnage industriel ne doivent pas être sous-estimés.

Mise à jour (jeudi 23 octobre 2008)

Il n'a pas fallu longtemps pour que Google réalise un de mes souhaits concernant son Webmail ! Il est désormais possible de programmer des réponses automatiques selon des critères que vous pouvez définir (émetteur, objet…). La marche à suivre est exposée ici. Notez que vous devez au préalable changer la langue de l'interface et passer de celle de Racine à celle de Shakespeare.

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