Mon comptable et moi : points d’organisation
Lors de mon premier rendez-vous avec mon expert-comptable (que j'ai recruté via la place de marché en ligne Club Comptable), je lui ai demandé quelle était avec ses clients sa méthode de fonctionnement habituelle.
Il me répondit qu'il avait pour habitude de s'adapter mais que, cela dit, il était favorable à la méthode classique, à savoir envoi des pièces comptables par le client, enregistrement puis renvoi de celles-ci par ses équipes, le tout par courrier.
Ah non. Je suis envahi par la paperasse, j'ai peu de place et cette méthode est lente, lourde et, si peu que ce soit, coûteuse.
Dans cette affaire, il m'a paru d'abord nécessaire de choisir un canal unique. Pour moi, c'est le numérique. En conséquence, j'ai fait l'acquisition d'un scanner. Par la suite, il faut choisir son format. Le PDF s'impose ici, et ce d'autant que le scanner le propose comme format de publication. Cela ne suffit toutefois pas en raison de certains documents papier de plusieurs pages et dont on ne voudrait faire qu'un document numérisé. Heureusement, PDF Hammer résoud ce problème.
Vient ensuite le point de l'organisation. Pour ma part, j'entends passer en revue les pièces comptables une fois par mois. Toutes numérisées, je les nomme selon une même charte : AAAMMJJ_Description_InitialesAuteur. Ensuite, je les classe dans des dossiers portant le nom du mois duquel elles relèvent.
Comment les partager maintenant ? Grâce à l'excellent Box.net. J'y crée mes dossiers et y télécharge les pièces comptables. Par la suite, un simple clic me permet d'obtenir une URL unique que je communiquerai à mon comptable. Celui-ci pourra s'y rendre à loisir et les télécharger. Nul besoin de courrier ou de courriel !
Tout cela est bel et bon, mais reste le plus dur : l'évangélisation de mon comptable. En effet, celui-ci semble assez réticent à ce genre de "nouveautés". Ainsi, ayant une fois différents points nécessitant discussion, je les ai partagés sur Etherpad. À chaque fois, les réponses, au lieu de figurer sur cette page en ligne, me revenaient par e-mail en pièce jointe.
Habitude, quand tu nous tiens…
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Bonjour,
La numérisation des documents n'est pas un effet de mode ; cela a plusieurs intérêts en plus de l'aspect économique et écologique. De nombreuses entreprises ont mis en place des systèmes "0 papier" avec plus ou moins de succès. Le moins venant souvent de réticences. Les entreprises de stockage et d'archivage de ce type de données ont d'ailleurs le vent en poupe (il y a l'aspect stockage des données mais surtout la partie logiciel de gestion de la donnée). Alors Go go go
...
Hichame
salut youssef ,
je voulais savoir combien te coute ce genre de prestation (expert comptable ) ?
aussi quel est le statuts que tu as choisis pour ta société et pourquoi ...
bien cordialement !
Bonsoir,
@ Hichame,
Oui, c'est juste. Et on peut ajouter l'avantage de la recherche car les PDF indexables. Je m'arme de patience mais j'ai bien l'intention de le convertir. De toutes façons… le client est roi
@ A.M
Cela s'étire entre 1500€ et 3500€ environ. Compris, il peut y avoir secrétariat juridique ou non, conseil juridique ou non. Les feuilles de paie sont en sus.
Pour ma société, c'est une SARL. Nous sommes plusieurs associés. Cela dit, notre capital est élevé, et nous aurions pu créer une SAS. Mais c'est plus sophistiqué et plus coûteux. Je ne suis pas expert dans tous les cas. L'idéal est d'interroger un expert comptable avant la création.
Bonjour,
L'utilisation du scanner permet d'éviter la perte des documents. Nous utilisons ce système pour communiquer avec nos clients. De plus, on n'a pas à manipuler des documents pour chercher une pièce. Avec des images, c'est plus simple.